В феврале начальник архивного отдела администрации Каслинского муниципального района Лилия Григорьевна Суслова провела очное обучение десяти специалистов Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг Каслинского муниципального района Челябинской области.
Подобные обучающие семинары на базе МФЦ проводятся архивным отделом ежегодно и направлены на улучшение качества предоставления услуг: государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Челябинской области, и других архивных документов», муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)».
С апреля 2016 года архивный отдел взаимодействует с МФЦ в части приема заявлений и документов, необходимых для предоставления государственной (муниципальной) услуги и выдачи результата предоставления услуги.
Как показал анализ результатов четырёхлетного сотрудничества – из года в год прослеживается положительная динамика количественных и качественных показателей предоставления услуг.
Увеличению числа заявителей, которые воспользовались возможностью получить архивные справку, выписку, копию или информационное письмо через МФЦ способствовало хорошая информированность граждан о существовании МФЦ и о возможности получить необходимую услугу по социально-правовым вопросам через «одно окно». Еще один фактор – удобный режим работы учреждения.
К тому же, обслуживание граждан ведется по электронной очереди. Такое техническое новшество освобождает человека от лишнего «топтания» возле окошка специалиста ведущего прием.
В архивный отдел через МВЦ поступило (исполнено):
- за 2016 год – 2 запроса (0,1% от общего количества исполненных запросов);
- за 2017 год – 9 запросов (0,5 %);
- за 2018 год – 41 запрос (2,5%);
- за 2019 год – 124 запроса (6,5 %).
За январь и первую декаду февраля текущего года – 7 запросов (2,3 % от общего количества исполненных запросов).
Ключевым моментом при непосредственном взаимодействии специалиста МФЦ и гражданина является компетентность специалиста и его умение оказать практическую помощь заявителю в правильном и максимально полном внесении сведений в бланк обращения (заявления), который разработан и предоставлен архивным отделом. Ведь если в заявлении некорректно изложена суть запроса или не указаны хронологические рамки запрашиваемых сведений, работники архивного отдела будут вынуждены дополнительно запрашивать недостающие сведения или документы путем личного обращения к гражданину, что повлечет за собой неоправданную потерю рабочего времени. При этом срок предоставления государственной (муниципальной) услуги останется неизменным.
Часы приема заявителей в МФЦ позволяют работающим людям решить вопросы по защите своих прав и интересов в нерабочее вечернее время или в выходной субботний день (вторник 09:00-20:00; среда-пятница 09:00-18:00; суббота 09:00-15:00)
Специалист МФЦ должен быть также компетентным и в вопросе правильного определения места хранения документа, копия или выписка из которого запрашивается заявителем. Архивный отдел в свою очередь ежегодно предоставляет в МФЦ список фондов (наименования совхозов, предприятий, учреждений и органов местного самоуправления) с указанием крайних дат документов, находящихся на хранении в отделе.
К слову сказать, электронный список фондов размещен на страничке архивного отдела официального сайта администрации Каслинского муниципального района, чтобы любой желающий мог им воспользоваться.
Так сложилось на практике, что при возникновении любых вопросов или затруднений со стороны специалистов МФЦ они оперативно связываются с работниками архивного отдела посредством телефонной связи. Такое «дистанционное» сотрудничество даже приветствуется, ведь, как известно, лучше не допустить ошибку, чем потом её исправлять. А для того, чтобы у специалистов МФЦ возникало как можно меньше вопросов по организации приема заявлений от граждан (с последующей их передачей в архивный отдел) и качество предоставления услуг было высоким, необходимо и в дальнейшем проводить обучающие семинары.
Л.Г. Суслова, начальник архивного отдела администрации Каслинского муниципального района
Загрузка...
Оставьте первый комментарий